Specyfika działania Instytucji Otoczenia Biznesu (IOB) polega na świadczeniu szeroko rozumianych usług wsparcia dla przedsiębiorstw z sektora MŚP opartych w pierwszej kolejności na doradztwie. Jej zakres jest zależny od rodzaju klientów, do których jest skierowana jego oferta oraz przyjętej przez nią specjalizacji.
Według opracowania eksperckiego Stowarzyszenia Organizatorów Ośrodków Innowacji i Przedsiębiorczości w Polsce dotyczącego System akredytacji Mazowieckich Instytucji Otoczenia Biznesu (IOB), świadczenie przez IOB specjalistycznych usług prorozwojowych wymaga na ogół zakresu prac, których IOB nie jest w stanie samodzielnie zrealizować. Podjęcie się realizacji usługi przez IOB wymaga zwykle:
- nawiązania współpracy z innymi IOB lub podmiotami o komplementarnej specjalizacji oraz
- wystąpienia w charakterze koordynatora w stosunku do przedsiębiorcy, zapewniając mu:
- kontakt z jedną IOB, odpowiedzialną za całość usługi,
- realizację ustalonego przedmiotu i zakresu usługi,
- terminową realizację zlecenia,
- ustalony, całkowity koszt realizacji usługi.
Głównym działaniem w ramach projektu pozakonkursowego Modelowanie Systemu Ofert Dla Innowacji jest oferowanie wsparcia, w procedurze konkursowej, do IOB zrzeszonych w partnerstwach w formie grantów na stworzenie i wdrożenie nowych lub ulepszonych w ich ofercie usług proinnowacyjnych dla małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP). Takie Partnerstwo IOB ma umożliwić realizację złożonych usług doradczych o charakterze proinnowacyjnym i zapewnić ich modułowość oraz rozwój samych IOB poprzez wymianę doświadczeń między partnerami.
W ramach realizacji Projektu Grantobiorcy, składanego w otwartym naborze, jednym z wymogów jest aby o grant aplikowały Partnerstwa IOB. Jasno określone zależności między podmiotami, co do ich zaangażowania i odpowiedzialności w Projekcie Grantobiorcy reguluje Umowa partnerstwa IOB.
Do podstawowych elementów koniecznych do uregulowania w Umowie partnerstwa IOB zalicza się m.in.:
- określenie przedmiotu umowy zawierającego:
- krótki opis przedmiotu Projektu Grantobiorcy,
- tytuł projektu zgodny z tytułem Wniosku o przyznanie grantu,
- okres przygotowania, realizacji i wdrożenia Projektu Grantobiorcy;
- opis zakresu współpracy (planowanych prac) w ramach wspólnego przedsięwzięcia:
- określenie zakresu praw i obowiązków oraz pozycji Lidera,
- określenie zakresu praw i obowiązków oraz pozycji pozostałych Partnerów,
- zakres i formę udziału poszczególnych Partnerów w Projektu Grantobiorcy,
- ustalenie zakresu zintegrowanych Usług doradczych o charakterze proinnowacyjnym,
- sposób postępowania w przypadku naruszenia lub niewywiązania się stron z porozumienia lub umowy;
- opis sposobu i zasad finansowania wspólnego przedsięwzięcia:
- planowany całkowity koszt realizacji Projektu Grantobiorcy w tym również planowane wydatki kwalifikowane,
- kto i w jakiej wysokości oraz w jakich terminach będzie dokonywał płatności,
- planowany harmonogram rzeczowo – finansowy realizacji Projektu Grantobiorcy,
- zasady rozliczania płatności,
- sposób przekazywania finansowania na pokrycie kosztów ponoszonych przez poszczególnych Partnerów Projektu Grantobiorcy, umożliwiający określenie kwoty zaangażowania finansowego każdemu z Partnerów, numery wyodrębnionych dla projektu rachunku/rachunków bankowych Projektu Grantobiorcy, na który/których będą dokonywane operacje finansowe w ramach Projektu Grantobiorcy;
- uregulowanie zagadnień dotyczących własność majątku powstałego w wyniku realizacji projektu:
- określenie czyją własnością będą produkty uzyskane w ramach Projektu Grantobiorcy,
- kto gwarantuje trwałość projektu,
- zasady archiwizacji dokumentów;
- określenie zobowiązań wszystkich Partnerów m.in. co do:
- wyrażenia zgody na przeprowadzenie kontroli i audytów w zakresie prawidłowości realizacji Projektu Grantobiorcy ,
- utrzymania w ofercie przynajmniej jednego z Partnerów usługi/ usług doradczej o charakterze proinnowacyjnym w ramach danego Partnerstw IOB, jak również obowiązek jej/ich realnego świadczenia przez okres co najmniej trzech lat liczonych od daty dokonania płatności końcowej na rzecz Grantobiorcy,
- dokumentowania działań informacyjnych i promocyjnych prowadzonych w ramach Projektu Grantobiorcy;
Do podstawowych postanowień dotyczących zakresu praw i obowiązków Lidera, jakie powinny znaleźć się w Umowie partnerskiej IOB należą m.in.:
- reprezentuje wszystkich Partnerów,
- jest stroną Umowy o powierzenie grantu Projektu Grantobiorcy i odpowiada za jego prawidłową realizację,
- odpowiada za rozliczenie finansowe i rzeczowe Projektu Grantobiorcy,
- przedstawia Wnioski o rozliczenie grantu,
- ponosi odpowiedzialność za działania zawiązane z promocją, informacją oraz kontrolą projektu.
Do podstawowych postanowień dotyczących zakresu praw i obowiązków pozostałych Partnerów, jakie powinny znaleźć się w Umowie partnerskiej IOB należą m.in.:
- odpowiadają za terminowe przekazanie Liderowi informacji oraz dokumentów potrzebnych do złożenia Wniosku o przyznanie grantu w tym oświadczenia o otrzymaniu/ nieotrzymaniu pomocy de minimis;
- odpowiadają za rzetelne i terminowe przekazywanie Liderowi informacji oraz dokumentacji potrzebnej do rozliczenia projektu,
- zobowiązani są do złożenia oświadczenia, że nie znajdują się w rejestrze podmiotów wykluczonych,
- zobowiązani są do przestrzegania obowiązków dotyczących informacji i promocji,
- zobowiązują się do udziału spotkaniach networkingowych.
Pełny zakres wytycznych do zawierania Umów partnerstwa IOB zostanie ujęty w załaczniku do Regulaminu naboru i upubliczniony w momencie ogłoszenia naboru.
